- Atunci când deschideți ușa secretariatului unei școli, vedeți poate doar o doamnă grăbită, cu un teanc de dosare în brațe, răspunzând în același timp la telefon și la întrebările unui părinte nerăbdător. Dar dincolo de această imagine grăbită se află o lume întreagă de responsabilitate, de reguli, de documente și de oameni. Iar eu, ca secretar școlar, fac parte din această lume. Lucrez de ani buni în secretariatul unei unități de învățământ. Nu îmi amintesc o zi anume care să fi fost „cea mai importantă”, dar îmi amintesc zeci de momente în care, în tăcere, am fost acolo. Lângă elevi, lângă părinți, lângă colegi sau chiar lângă necunoscuți care aveau nevoie de un document vechi, de un răspuns, de o confirmare. Unora li se pare că secretariatul este doar o încăpere unde se emit hârtii. Eu știu însă că este o încăpere unde timpul se scrie și se păstrează.
- „Ordinea este plăcerea rațiunii, dar dezordinea este deliciul imaginației”, spunea Paul Claudel. Iar noi, în secretariat, trăim la limita dintre cele două. Trebuie să avem dosarele bine rânduite, registrele completate fără greșeală, actele arhivate cu grijă, dar totodată să fim pregătiți pentru imprevizibil. Pentru elevul venit cu o cerere în grabă. Pentru părintele agitat. Pentru profesorul care are nevoie de o adeverință în următoarea jumătate de oră. Nicio zi nu seamănă cu alta, și totuși fiecare trebuie să se încheie cu toate lucrurile la locul lor.
- Am ales să scriu acest articol pentru că simt că, de multe ori, ceea ce facem noi în secretariatul unei școli este trecut cu vederea. Nu e nimic spectaculos în a completa registre, a elibera adeverințe sau a arhiva dosare. Și totuși, dacă aceste lucruri nu s-ar face bine, școala ar deveni un haos birocratic. Documentele școlare sunt coloana vertebrală nevăzută a întregului sistem.
- În fiecare zi, secretariatul este punctul de întâlnire al tuturor categoriilor de persoane implicate în viața unei școli. Pregătim contracte de muncă pentru personal, emitem adeverințe pentru elevi, oferim lămuriri părinților și completăm zeci de situații solicitate de inspectorat sau minister. Și mereu trebuie să fim atenți, pentru că un nume scris greșit, o cifră omisă, o semnătură lipsă pot crea probleme reale. Cel mai adesea, lumea vede doar rezultatul muncii noastre: o diplomă corect completată, o foaie matricolă eliberată rapid, un dosar bine ordonat.
- Însă în spatele acestor lucruri se află ore întregi de muncă, de verificări și, uneori, de alergătură. Pentru că timpul în secretariat nu curge liniar. Uneori e nevoie să facem totul în câteva ore, iar alteori gestionăm simultan zeci de cereri.
- Poate unul dintre cele mai delicate aspecte ale muncii mele este legat de arhivă. De multe ori, pășesc în camera de arhivă cu o oarecare emoție. Pe rafturi stau rânduite mii de file, fiecare purtând amintirea unui elev, a unei generații, a unui moment. Arhiva nu este un simplu depozit. Este o responsabilitate pe termen lung. Documentele au termene de păstrare clare – unele 5 ani, altele 10, iar altele precum registrele matricole și cataloagele trebuie păstrate permanent. Fiecare document trebuie pus la locul său, numerotat, îndosariat, arhivat și, în multe cazuri, păstrat fizic în condiții adecvate. Și, în același timp, trebuie să fim pregătiți ca oricând să îl căutăm și să îl oferim la cerere. Îmi amintesc o situație în care a venit o doamnă trecută de 60 de ani, care avea nevoie urgentă de foaia matricolă. Căutarea a durat o zi întreagă, dar când i-am înmânat hârtia căutată, m-a privit cu lacrimi în ochi și mi-a spus: „Nu credeam că o mai găsește cineva…”. Atunci am înțeles încă o dată cât de importantă este arhiva și cât de profund este impactul muncii noastre.
- O lume tăcută, dar plină de viață. „Trecutul nu este mort. De fapt, nici nu este trecut.” – spunea William Faulkner. Arhiva nu este despre trecut, este despre răspunsuri pe care încă le putem oferi, despre continuitate, despre demnitate administrativă. Cei care nu cunosc din interior acest domeniu au impresia că este simplu: „pui niște hârtii în dosar și le trimiți unde trebuie”. Dar în spatele unui act corect întocmit este o înlănțuire de legi, termene, proceduri, documente justificative, verificări și multe, multe momente de concentrare. Nu ai voie să greșești, pentru că o greșeală poate însemna anularea unui examen, amânarea unui loc de muncă, o încurcătură într-un dosar de pensionare. Munca noastră este nevăzută, dar fundamentală.
- „Lucrurile esențiale sunt invizibile pentru ochi”, scria Antoine de Saint-Exupéry în Micul Prinț. În toți acești ani, am învățat că în secretariat nu doar completezi acte, ci și asculți, liniștești, explici, ajuți. Am vorbit cu părinți care și-au pierdut actele de studii, cu absolvenți care aveau nevoie urgentă de diplomele de absolvire din urmă cu peste 10- 20 de ani, cu profesori care aveau întrebări despre situația lor contractuală. Și, de fiecare dată, am încercat să fiu acolo, cu răbdare.
- „Adevărata noblețe constă în a fi superior față de sinele tău anterior”, spunea Ernest Hemingway. Nu m-am simțit niciodată mai valoroasă decât atunci când am fost de folos fără să fiu întrebată.
- Digitalizarea ne-a schimbat mult rutina. Acum avem platforme online, aplicații de evidență, baze de date. Dar am învățat că, oricât de mult ne-ar ajuta tehnologia, o școală nu poate funcționa fără grija pentru detalii, fără dosarul bine făcut, fără registrul completat la timp. Poate că într-o zi toate acestea vor fi complet digitale. Dar, până atunci, tăcerea de arhivă și hârtiile care „miros a trecut” vor rămâne temelia unei funcționări solide.
- Mi s-a spus de multe ori: „Tu doar stai la birou”. Poate că, la prima vedere, așa pare. Dar, în acest „stat”, se adună mii de pași invizibili, mii de decizii administrative, mii de litere scrise cu responsabilitate. Nu suntem în lumina reflectoarelor, dar ținem lumina aprinsă în culise.
- „Fiecare om ar trebui să fie respectat ca individ, dar nimeni nu ar trebui idolatrizat”, afirma Albert Einstein. Iar noi, cei din secretariat, muncim zi de zi, cu grijă și cu gândul că, într-un fel sau altul, am contribuit la stabilitatea unei școli.
- Din punctul meu de vedere, secretariatul este inima administrativă a școlii. Nu ne vedem mereu, dar suntem acolo – la începutul și sfârșitul fiecărui an școlar, fiecărei generații. Îi înscriem pe elevi la grădiniță și le eliberăm diplomele când devin adulți. Răspundem la întrebări, oferim sprijin, păstrăm ordine și, mai ales, construim în tăcere o punte între generații. Iar arhiva este cartea noastră de istorie, scrisă zi de zi, cu răbdare și grijă. Poate că nu are copertă colorată, dar fiecare filă păstrată acolo înseamnă un destin, o reușită, o poveste.
- Aceasta este munca mea. Uneori obositoare, uneori grăbită, alteori frustrantă. Dar, de cele mai multe ori, profund valoroasă.
- Bibliografie (citate)
• Paul Claudel – Reflecții și maxime
• William Faulkner – Requiem for a Nun, 1951
• Antoine de Saint-Exupéry – Le Petit Prince, 1943
• Albert Einstein – The World As I See It, 1934 - * * *
Autor:
Secretar, Mihaela Tunsu
Liceul Tehnologic „Dimitrie Bolintineanu” Bolintin Vale, jud. Giurgiu
Fondat 2009 • ISSN 2065 - 4200 Anul 17 → 2025
Din culisele unei școli: rolul secretariatului și al arhivei unității de învățământ
Articole asemănătoare
Drept de autor © 2009-2025 Revista Luceafărul. Toate drepturile rezervate.
Revista Luceafărul foloseşte cu mândrie platforma de publicare Wordpress.
Server virtual Romania